Op deze pagina vind je Informatie voor (toekomstige) leiding / medewerkers aan deze activiteit.
Informatie voor deelnemers: zie link onderaan deze pagina.
Wil je meehelpen bij de organisatie van de Pruimentour?
We kunnen altijd hulp gebruiken: op de dag zelf, maar ook bij de voorbereidingen!
Medewerker op de dag dat de Pruimentour verreden wordt
Vanaf zaterdagmiddag voorafgaand aan de Pruimentour gaan we bezig met de (praktische) voorbereidingen voor de volgende dag. Op zondagochtend vroeg kan dan alles gerealiseerd worden zodat de Pruimentour kan beginnen.
We hebben juryleden nodig, de inschrijfwagen moet bemand worden, op de bochten op het parcours staan bochtencommissarissen, verder zijn er allerlei zaken te regen op die dag.
Lid van de organisatiecommissie Pruimentour
Taakomschrijving
De Pruimentour-commissie heeft als taak dat de Pruimentour verreden kan worden. De belangrijkste taken in het begin zijn o.a. vergunningen aanvragen bij de gemeente, en bespreken wat we met de komende Pruimentour willen doen. Eventuele nieuwe ideeën en verbeteringen worden besproken.
Aangezien de Pruimentour op de laatste dag van de schoolvakantie plaats vindt is het streven om voor de grote vakantie alles voor zover mogelijk geregeld te hebben. Zo worden er sponsors benaderd, persberichten geschreven en moeten er dingen geregeld worden zoals dranghekken, jurywagen, een tourmiss zoeken, bekers kopen, springkussen regelen, een speaker (omroeper) benaderen, EHBO vastleggen en natuurlijk moeten er mensen gezocht worden die ons op de dag van de Pruimentour een handje willen toesteken.
Hoeveel tijd kost het?
De commissie vergadert ongeveer 1 keer in de maand. In totaal komt dat neer op 5 à 6 vergaderingen.
Wanneer?
De commissie begint rond maart en op enkele vergaderingen worden de afspraken gemaakt en de taken verdeeld.
Het streven is om de taken zoveel mogelijk voor de grote vakantie (juli) af te hebben.
Uitgebreide taakomschrijving
Februari
- vergadering 1x
- vergunning aanvraag naar gemeente
- dranghekken vastleggen
- attracties (springkussen) bespreken
- toiletwagen vastleggen
- afspraken met sponsors waarvan materialen geleend worden
- omroeper benaderen
- nieuwe ideeën bespreken
Maart
- vergadering 1x
- status actiepunten (inclusief eventuele knelpunten) vorige vergadering bespreken
April
- vergadering 1x
- status actiepunten vorige vergadering bespreken
- sponsorlijsten samenstellen en verdelen
- reclamecampange bespreken
- bekers bestellen
- prijzen bestellen
Mei
- vergadering 1x
- status actiepunten vorige vergadering bespreken
- sponsors benaderen
- reclamecampagne voorstel en goedkeuring
Juni
- vergadering 1x
- status actiepunten vorige vergadering bespreken
- reclamedrukwerk
- overig stencilwerk
- medewerkers benaderen
Juli
- artikel in Ons Weekblad voor de vakantie
- vakantieperiode (deze maand gebeurd er niet zo veel)
- eventueel reclame maken tijdens de W6D
Augustus
- start reclamecampagne 2e week van augstus
- affiches plakken
- affiches verdelen
- flyers of ander reclamemateriaal rondbrengen
- vergadering 1x
- plaatsen inschrijfzuiltjes op 2 plaatsen in Baarle
- regelmatig ophalen inschrijvingen
- vanaf 3 weken voor de Pruimentour wekelijks een artikel, opbouwen
- klaar zetten van spullen
- inschrijving verwerken
- deelnemerslijsten maken
vrijdag voor de Pruimentour
- materialen ophalen o.a. bij sponsors
zaterdag voor de Pruimentour
- halve dag
- alle materialen laden op vrachtwagen
- borden plaatsen
- aanhangers laden met materialen
zondag wedstrijddag
- tot 12 uur opbouwen start/finish zone
- tot 9 uur plaatsen dranghekken
- wedstrijden tussen 13.00 uur en 17.00 uur
- opruimen tot 20.00 uur
- even nakaarten onder het genot van een drankje
Week na de Pruimentour
- afsluitende vergadering
- kas opmaken
- materialen terugbrengen
- artikel Ons Weekblad – uitslagen
Zie ook: informatie voor deelnemers
Nog meer informatie op de website van de Pruimentour
Interesse om te helpen bij de activiteiten van het jeugdwerk? Neem contact op met ons.
Zie ook de pagina: Jeugdwerk zoekt vrijwilligers!
De data van de jeugdwerkactiviteiten dit jaar: zie de activiteitenkalender