Leiding – Jeugdwerk Wegwijzer

Het is gebleken dat een aantal jeugdwerkers behoefte heeft aan nadere informatie over praktische jeugdwerkzaken. Veel is je ongetwijfeld al duidelijk geworden gedurende de tijd dat je als leiding bij het jeugdwerk betrokken bent. Voor zover je nog niet op de hoogte bent van bepaalde gebruiken en afspraken, of in geval van twijfel, kan deze pagina je van dienst zijn.

Wij hebben geprobeerd een aantal praktische jeugdwerkzaken te belichten. Kort en bondig, op die manier wordt het volgens ons een leesbaar geheel en tevens een handig naslagwerkje.

We hopen dat ook jij deze informatie nuttig vindt, als je op- en/of aanmerkingen hebt dan horen wij die graag.

Het jeugdwerk bestaat voor 100% uit vrijwilligers. We hebben mederwerkers (leiding), incidentele medewerkers, commissieleden, bestuursleden.

Schematisch is dit als volgt weer te geven:

Allereerst hebben we de leidinggroep, dat zijn degenen die regelmatig helpen bij onze activiteiten. Deze personen staan op de “leidinglijst” en worden aangeschreven als we een beroep willen doen op de jeugwerk(st)ers. Uit die groep leiding worden de activiteitencommissies gevormd.

En verder is er het bestuur. Het bestuur is verantwoordelijk voor de algemene gang van zaken.

Naast bovengenoemde groep hebben we de zogeheten incidentele leiding. Dat zijn mensen die incidenteel helpen aan een activiteit (denk bijvoorbeeld aan iemand die enkel leiding is bij de Wielerzesdaagse, of iemand die enkel een bijdrage levert aan de Sinterklaasactiviteiten.

Een commissie is een groepje jeugdwerkers wat tot taak heeft een bepaalde activiteit te organiseren. Zo hebben we voor elke activiteit een afzonderlijke commissie.

Zo organiseert de W6D commissie de Wielerzesdaagse, organiseert de Avondvierdaagsecommissie de Avondvierdaagse en is de leidinggroep van De Krokoclub verantwoordelijk voor de organisatie van De Krokoclub.

Het zou te ver voeren om hier uitgebreid uit te leggen wat het in werk in de diverse commissies in houdt. Op deze website vind je bij elke activiteit een pagina over o.a. de taken van een commissie.

Het bestuur is eindverantwoordelijk voor de organisatie. Het bestuur is niet belast met de organisatie van activiteiten, daarvoor hebben we immers de commissies.

Wat wel tot de taken van het bestuur behoort zijn zaken zoals: verzekeringen, subsidies, contacten met gemeenten enz.

Als je geïnteresseerd bent in wat er besproken wordt aan de bestuurstafel: de vergaderverslagen liggen ter inzage op het secretariaat. Wist je trouwens dat bestuursvergaderingen openbaar zijn, dat betekent dat je altijd een keer mag komen luisteren.

Het Cultureel Centrum is eigendom van de gemeente Baarle-Hertog. De gemeente Baarle-Nassau draagt voor een belangrijk deel bij in de exploitatielasten van het gebouw.

De Stichting Cultureel Centrum Baarle is verantwoordelijk o.a. voor het beheer van het gebouw. Wij huren onze lokalen van de Stichting Cultureel Centrum Baarle. Afspraken over gebruik van andere dan onze eigen lokalen moeten we maken met het beheerspersoneel van het Cultureel Centrum.

Wij hebben een aantal lokalen in het Cultureel Centrum waar wij permanent over kunnen beschikken, dat zijn:

• De bar
• De biljartzaal
• Het secretariaat
• De gang naast de biljartzaal en de toilettengroep
• Het papiermagazijn
• De zolder (het achterste gedeelte)
• De bergruimte onder de trap (snoepvoorraad)

Voor deze lokalen zijn wij zelf verantwoordelijk met betrekking tot inrichting, onderhoud, schoonmaak en afsluiten.

Voor onze eigen lokalen betalen we een vast bedrag per jaar aan huur. Als we daarnaast andere lokalen nodig hebben (denk bijvoorbeeld aan een vergaderlokaal of aan de aula voor de Wielerzesdaagse) dan moeten we die lokalen afzonderlijk huren. Reservering van andere dan onze eigen lokalen dient te gebeuren via het beheerspersoneel van het CCB.

Bij het jeugdwerk zijn er meerdere sleutels in omloop. Voor de jeugdhuisleidinggroepen (Krokoclub, en ’t Jeugdhuis) is er elk een sleutel. Er is een uitleensleutel bij Jos en Lidy van Beek.

Als je een keer in het jeugdhuis moet zijn en je hebt zelf geen sleutel dan leen je een van bovengenoemde sleutels. Het is de bedoeling dat je na gebruik deze sleutel meteen weer terug brengt.

Ook is er een “commissiesleutel”. Als je in een bepaalde periode vaak op het jeugdwerk moet zijn (denk bijvoorbeeld aan commissiewerk) dan kun je voor die periode de commissiesleutel lenen.

Voorzitter, secretaris en penningmeester hebben sleutels, deze zijn echter niet voor uitleen aan andere jeugdwerkers bedoeld.

In principe wordt alle drank die we verbruiken in het CCB afgenomen via het Cultureel Centrum.

Aan het begin van een jeugdhuisseizoen wordt afgesproken wie dat seizoen zorg draagt voor de drankbestellingen bij het CCB. Deze persoon zorgt dan voor de bestellingen en regelt de retourzending van leeggoed. Het bestellen van drank gebeurt door middel van een formulier “drankbestelling”.

Ook het leeggoed wat retour gaat naar CCB moet op deze bon vermeld worden. Omdat CCB een eenheidsprijs hanteert voor alle (verschillende soorten) kratten, behoeft alleen het totaal aantal kratten vermeld te worden. Er hoeft niet te worden uitgesplitst naar soort krat.

Op dit moment is verantwoordelijk voor de drankbestellingen: Koen Raeijmaekers.

Snoep wordt meestal gekocht bij de Makro. Aan het begin van een jeugdhuisseizoen wordt afgesproken wie daar in dat seizoen zorg voor gaat dragen.

Als je voor een programma of andere activiteit iets speciaals of grotere hoeveelheden nodig hebt, geef dat dan tijdig door.

Op dit moment is verantwoordelijk voor de snoepbestellingen: Koen Raeijmaekers.

We kennen in het jeugdwerk verschillende drankprijzen: zo zijn er verschillende prijzen voor:

• Verkoop aan kinderen tijdens activiteiten
• Verkoop aan leiding
• Verkoop tijdens verhuur lokaal (b.v. kinderfeestjes)
• Overige verkopen (b.v. bij tijdens prijsuitreiking W6D)

In de map “leidinglijst” op het secretariaat zit altijd het meest recente overzicht van prijzen.

De snoepprijzen zijn in principe altijd (ongeacht het soort activiteit) hetzelfde. Deze prijzen worden door het bestuur vastgesteld. Degene die het snoep inkoopt bij de Makro bewaakt of er verhoging van inkoopprijs heeft plaatsgevonden waardoor eventueel de verkoopprijs moet worden aangepast.

Als er iets kapot is, is het natuurlijk de bedoeling dat dit gemaakt wordt. Als je ergens een defect constateert neem dan zelf het initiatief om dit gerepareerd te krijgen. Misschien ben je zelf handig genoeg om het te doen of spreek iemand anders van de collega jeugdwerkers aan. Als je niet goed weet hoe er mee om te gaan; kaart het even aan na afloop van de activiteit en zie er op toe dat er een goede duidelijke afspraak over reparatie wordt gemaakt. Ga er niet van uit dat “iemand anders dat wel zal oplossen”. Want als iedereen dat doet, …

Het spreekt voor zich dat defecten die onveilige situaties veroorzaken altijd terstond gerepareerd moeten worden.

In principe hoef je geen “goedkeuring” te vragen m.b.t. de kosten die een reparatie met zich meebrengt. In die gevallen dat een reparatie erg duur is of dat het twijfelachtig is of het wel zinvol is iets te (laten) repareren is het goed om even te overleggen.

Als jeugdwerkorganisatie beschikken we over nogal wat materiaal. Dat is opgeslagen op de zolder. We gaan niet precies uitleggen waar alles staat. Neus eens een keer rond, dan heb je daar zo een idee van.

Een paar belangrijke zaken met betrekking tot opslag van materiaal en materiaalbeheer willen we hier wel onder de aandacht brengen:

• De waarde van al het materiaal op de zolder is wellicht meer dan je zou vermoeden. In totaal heeft het jeugdwerk voor zo’n € 50.000,- aan materiaal. Dat we daar een beetje zuinig op willen zijn spreekt voor zich!
• Het opgeruimd houden van de zolder is een aandachtspunt voor iedereen. Vaak wordt materiaal van zolder gebruikt, maar niet op zijn plaats teruggezet. Als iedereen steeds alles op zijn plaats terug zet, of je neemt af en toe het initiatief om wat op te ruimen, blijft het er ordelijk uitzien en hoeft een ander niet te zoeken…

Op de zolder vind je ook het “kledingmagazijn”. Dit is de opslagruimte voor de Wielerzesdaagseshirts, de Sinterklaaskleding, de carnavalskleding enz. enz.

Alle technische apparatuur zoals geluidsapparatuur, verlengsnoeren, zenders voor de W6D enz. zijn opgeborgen in het “geluidshok”; een aparte ruimte op zolder.

Helaas is het zo dat we jaarlijks veel spullen kwijtraken uit het geluidshok. Bij deze een dringende oproep aan elke jeugdwerker: zorg er voor dat met name dit materiaal na gebruik direct terug op zijn plaats komt.

Het jeugdwerk beschikt over nogal wat materiaal. Als leiding van het jeugdwerk kun je dat lenen. Voor sommige materialen moet een vergoeding betaald worden.

Materiaal van het jeugdwerk kun je lenen als we het zelf niet nodig hebben. Dat moet je zelf wel even navragen. Verder is het de bedoeling dat je noteert wat je meeneemt.

Een vergoeding moet betaald worden voor duurdere materialen en voor materialen die als gevolg van gebruik extra snel verslijten, zoals: geluidsapparatuur, prikkabel en lampen.

Voor uitleen van materiaal aan derden gelden andere regels, zo zullen we bijvoorbeeld voor commerciële doeleinden veel eerder een huurbedrag vragen.

Er is in het jeugdwerk niet één persoon verantwoordelijk voor uitleen van materiaal aan derden, dus: als jij aan iemand materiaal van het jeugdwerk uitleent, houd je dan ook aan bovenstaande afspraken.

Je zult begrijpen dat we niet een portier bij de deur van de zolder kunnen zetten die kan zien wat iedereen meeneemt. Laten we er met zijn allen op toe zien dat:

• Materialen altijd goed opgeborgen worden
• Geleend materiaal ook daadwerkelijk terug komt

Op het secretariaat vind je archiefmappen, allerlei  secretariaatsmateriaal, de computers, enz.

Al vanaf het ontstaan van het jeugdwerk (1967) houden we een archief bij. We hebben zelfs nog een archief van onze “voorganger” Baarles bloei. De oudste archiefstukken gaan terug tot 1948! Dat is een bijzonder waardevol bezit, wat we graag in stand willen houden. Aan iedereen bij deze het verzoek om hier aan mee te werken. Het bijhouden van het archief wil niet zeggen dat je letterlijk alles in de mappen moet stoppen. Als leidraad geldt: bewaar wat voor een commissie volgend jaar nuttige informatie kan zijn. Ook stukken die (later) historisch interessant kunnen zijn bewaren we.

Hoe leuk is het niet om te bladeren in de fotoboeken van het jeugdwerk! Hoe jammer is het dat foto’s die er uit worden gehaald er niet meer terug in komen. Laten we er met zijn allen op toe zien dat de fotoboeken compleet blijven. Als je er ooit een foto uit haalt zorg dan dat deze er op dezelfde plaats terug in komt.

Tijdens activiteiten worden er vaak foto’s gemaakt. Deze foto’s kunnen op de website van het Jeugdwerk (jeugdwerk fotoalbum) gepubliceerd worden. Voordat de foto’s op het internet gepubliceerd kunnen worden moet er nog wat ‘voorwerk’ verricht worden.  In deze Link vind je de uitleg.

De meest jeugdwerkers kunnen redelijk met de computer overweg, dus je krijgt hier geen uitleg over Windows, Word, Excel, etc. Wel een paar jeugdwerkspecifieke zaken.

Bestanden sla je op in SJB_Data. In deze map heeft elke activiteit een sub-mapje.

Op de sjb computers is “Microsoft outlook” geïnstalleerd. Deze applicatie wordt gebruikt om voor het jeugdwerk te e-mailen. (Voor privé e-mail kun je uiteraard via internet je eigen gmail, hotmail, yahoo e.d. e-mail account gebruiken)

Het gaat te ver om hier een “cursus” outlook te geven. Als je er graag wat meer over wilt weten, spreek dan iemand aan die weet hoe het werkt en laat het je even uitleggen.

Een paar tips en belangrijke zaken willen we je hier niet onthouden:

In het “adresboek” zitten alle e-mail adressen van jeugdwerkers en van mensen met wie we regelmatig contact hebben. Als je merkt dat hier ergens een onvolkomenheid in zit, corrigeer dat dan zelf even of geef het even door aan de secretaris.

Een andere handige functie in outlook is de mogelijkheid om in het adresboek “groepen” aan te maken. Zo stuur je een e-mail naar alle bestuursleden door de e-mail te adresseren aan “sjb-bestuur”. Zo zijn er groepen voor de leidinggroep van de Krokoclub, de W6D commissie enz.

Indien je vaak mailtjes te versturen hebt naar hetzelfde groepje mensen, kun je een eigen groep aanmaken. De naam van de groep moet altijd beginnen met “sjb…”.

Vaak worden e-mails verstuurd met bijvoorbeeld verslagen van vergaderingen of andere documenten die bewaard moeten blijven. Omdat het jeugdwerk e-mail postvak van ons allemaal is, is er niet echt één iemand verantwoordelijk voor beheer en opslag van de e-mail post. Vandaar dat je je aan de volgende afsprakenmoet houden:

• Als je mails vanuit het jeugdwerk verstuurt die bewaard moet blijven, zorg je zelf voor opslag op de jeugdwerkcomputer (zie het opslaan van bestanden op de jeugdwerkcomputer hierboven).
  Meestal is het het handigst om een document (bijvoorbeeld vergaderverslag) te maken, op te slaan op de pc en daarna als bijlage (attachment) te versturen. Als je het verzonden hebt verwijder je het meteen uit “verzonden items” in outlook.
• Soms maken mensen thuis een document wat ze dan als e-mail versturen naar andere jeugdwerkers. Als dat document bewaard moet blijven, stuur je het ook altijd naar het jeugdwerk. Je zorgt dan zelf voor opslag op de jeugdwerkcomputer, waarna je het ook uit het postvak in (inbox) van outlook verwijdert.

Iedereen wordt geacht zijn eigen mails bij te houden, dat wil zeggen:

• Regelmatig controleren of er mails voor jou (jouw commissie) zijn.
• Mails verwerken, dat wil zeggen gelezen mails archiveren of verwijderen
• Verzonden mails niet in “verzonden items” laten staan, maar archiveren of weggooien.

Op het kastje op het secretariaat (bij de kapstok) staat een postbakje voor “post” Hierin wordt alle post gelegd die bestemd is voor de leiding. De bedoeling is dat je elke keer als je op het jeugdwerk komt, kijkt of er post voor jou in ligt. Omdat we geen eigen postbezorgdienst hebben is het ook de bedoeling dat ook jij af en toe wat post voor anderen meeneemt.

Als er post binnenkomt voor een commissie wordt ook die post in het postbakje gelegd. Als je dus actief bent in een commissie controleer dan regelmatig het postbakje.

Als je iets plaatst in de outlook kalender op de sjb computer verschijnt het vanzelf op de leidingpagina van deze website, zie: http://jeugdwerkbaarle.org/leidingpagina/leiding_kalender/

Vaak wordt materiaal wat in de weg staat in bar of biljartzaal maar snel even op het secretariaat geplaatst. Hierdoor wordt het vaak een rommeltje op het secretariaat. Mogen we iedereen verzoeken materiaal meteen op zijn plaats te zetten!

Op het secretariaat zijn een tweetal kasten die normaal gesproken afgesloten zijn. In deze kasten bevindt zich reservevoorraad van secretariaatsmateriaal, waardevolle documenten zoals polissen van verzekeringen en dergelijke, correspondentie van het bestuur, reserve sleutels e.d.

Een sleutel van deze afgesloten kasten is in het bezit van voorzitter, secretaris en penningmeester.

Een kopieermachine kent iedereen, een stencilmachine niet direct. Dus dat verschil leggen we hier uit: Een stencilmachine werkt als een kopieermachine maar dan met dit verschil dat van elk origineel een “master” wordt gemaakt. Zo’n master is relatief duur, daarom is stencilen niet aantrekkelijk als je van één origineel een klein aantal afdrukken moet hebben. Immers de kosten van de master moeten dan verdeeld worden over dit kleine aantal afdrukken. De prijs per afdruk bij stencilen is echter vele malen goedkoper dan bij kopiëren. Als richtlijn geldt dat tot 20 afdrukken van één origineel beter gekopieerd kan worden bij meer dan 20 afdrukken van één origineel kun je beter stencilen.

Bij 20 of meer afdrukken van een origineel is stencilen dus aanzienlijk goedkoper. De kwaliteit is echter minder. Foto’s, tekeningen in grijstinten of in kleur lenen zich niet goed voor stencilwerk.

Stencilen is aanzienlijk sneller dan kopiëren, de stencilmachine maakt meer dan 3500 afdrukken per uur.

Kopiëren kun je bij het secretariaat van het Cultureel Centrum. De kopieermachine werkt met een gebruikerscode. Deze gebruikerscode is vermeld op de invullijst die bij de kopieermachine ligt.

Bij de kopieermachine ligt een lijst die je in moet vullen als je kopieën voor het jeugdwerk maakt. Deze lijst heeft twee functies:

• Op basis van deze gebruikerscode worden kopieën bij ons in rekening gebracht.
• Deze lijst wordt door onze penningmeester gebruikt om de kopieerkosten door te berekenen aan de juiste activiteit.

Stencilen is op zich niet moeilijk, eerder een handigheidje. Er zijn een aantal mensen in het jeugdwerk die kunnen stencilen. Als ook jij het wilt leren, laat dat dan een keer horen. In een half uurtje hebben we het je geleerd.

Bij de stencilmachine ligt een invullijst die moet worden ingevuld door degene die het stencilwerk doet. Op deze lijst wordt ingevuld: aantal masters, aantal vellen papier en aantal afdrukken. Op basis van deze lijst brengt het CCB het stencilwerk bij ons in rekening, daarnaast worden op basis van deze lijst de kosten naar de betreffende activiteiten doorberekend.

Je kunt bij het jeugdwerk uiteraard ook stencilwerk voor derden of privé stencilwerk laten doen. ls je iets privé wilt stencilen, voor vrienden/bekenden of voor een andere organisatie, dan is dit mogelijk. Omdat dit in rekening gebracht moet worden zijn hier enkele aanvullende afspraken:

De invullijst bij de stencilmachine invullen zoals dat voor al het stencilwerk dient te gebeuren.

In de rode map “formulieren” zitten formulieren voor stencilwerk voor derden. Het ingevulde formulier moet terechtkomen bij de penningmeester, op basis daarvan wordt dan een rekening gemaakt.

Wil je een keer verbruiksmateriaal meenemen op het jeugdwerk? (Denk bijvoorbeeld aan gekleurd papier, plastiek bekertjes of dergelijke.) Dat kan: je kunt het tegen inkoopprijs van het jeugdwerk kopen.

Hetzelfde geldt voor privé kopieer, print of stencilwerk.

Stichting Jeugdwerk Baarle draait voor 100 % op vrijwilligers. Iedereen levert vrijwillig op zijn/haar manier een bijdrage aan de activiteiten die we als Jeugdwerk organiseren. Uiteraard kan ieder zijn/haar bijdrage op zijn/haar eigen manier invullen.

Maar “vrijwillig” wil niet zeggen “vrijblijvend”. Je bepaalt zelf waar je wel en/of niet aan deelneemt. Maar we gaan er wel van uit dat als je je ergens voor opgeeft, dat je dan ook daadwerkelijk aanwezig bent. Een commissie moet weten of ze voor de betreffende activiteit genoeg hulp hebben. Dus als je iets hebt toegezegd, kom je afspraak dan ook na.

Soms moet je de hulp inschakelen van derden (dus mensen die geen leiding zijn bij het jeugdwerk) voor bepaalde activiteiten.

Om enkele voorbeelden te noemen: voor het geluid van Fons Remeijsen met de Pruimentour, het transport van kampmateriaal door Fons Adriaensen. Soms willen we een bedankje vergezeld laten gaan met een aardigheidje b.v. een bloemetje of dergelijke.

Graag willen we als organisatie een beetje één lijn houden in deze. De afspraak is dat een commissie zelf zorgt voor een bedankje en eventueel een aardigheidje. Tot een bedrag van 5 tot 10 euro (een bloemetje, een doosje bonbons of een flesje wijn) kan de commissie daar zelf voor zorgen. Als de geleverde prestatie dusdanig is dat de commissie het verantwoord vindt om iets van grotere waarde te geven, dient dat in overleg met het bestuur te gebeuren.

De laatste jaren worden we in het jeugdwerk geconfronteerd met het probleem dat er te weinig mensen zijn die mee willen helpen bij de voorbereiding en organisatie van de activiteiten. Er zijn te weinig mensen die bereid zijn en tijd hebben om commissies te bemannen.

De organisatie van activiteiten is natuurlijk “de ruggengraat” van het jeugdwerk. Bij deze daarom een oproep aan iedereen om eens na te denken of het niet iets voor jou is om een keer mee te helpen in een commissie.

Daarnaast is het in ons aller belang ervoor te zorgen dat we een voldoende grote groep jeugdwerkleiding houden. Als jij een bijdrage wilt leveren aan het werven van vrijwilligers dan zijn we daar allen bij gebaat!

Voor activiteiten die we organiseren maken we publiciteit. Er zijn verschillende manieren: Folders, affiches, artikelen in Ons Weekblad, website, enz.

Geef altijd duidelijk aan dat het een activiteit is van de Stichting Jeugdwerk Baarle, plaats het jeugdwerklogo, en vermeld een naam en telefoonnummer of e mail adres voor nadere informatie.

Zorg er voor dat altijd duidelijk vermeld is:

• Wat (naam activiteit)
• Wanneer (datum en tijd)
• Waar (locatie)
• Voor wie
• Hoe (wat houdt activiteit in)
• Waarom (eventuele reden van de activiteit)

Ter promotie van je activiteit bestaat de mogelijkheid om hiervoor een artikel te plaatsen in Ons Weekblad. Dit weekblad verschijnt iedere week, doorgaans op donderdag. De meeste inwoners van Baarle-Nassau-Hertog, Alphen, Chaam, Ulicoten, Strijbeek en Galder ontvangen dit weekblad. Een goed medium dus met een groot bereik.

• Ga naar www.uitgeverijemdejong.nl
• Klik op: ‘Aanleveren’ en vervolgens op ‘Klik hier’
• Je kunt hier inloggen en vervolgens je artikel met foto uploaden en verzenden.

Deadline woensdag 12.00 uur. Dan wordt het artikel die week nog geplaatst. – Vooraankondigingen (communiceren datum en activiteit) verstuur je enkele weken    van tevoren. – Artikel met relevante informatie welke van belang is voor de deelnemers stuur je een    week van te voren maar de redactie.

Het doel van een persbericht is drieledig:

1. aandacht vragen voor je activiteit;
2. mensen enthousiasmeren om mee te doen;
3. belangrijke informatie verstrekken voor deelnemers en inwoners.

Om deze 3 doelen te behalen zijn de volgende aandachtspunten van belang:

• Schrijf de belangrijkste informatie in de 1e alinea:
  • Wat (naam activiteit)
  • Wanneer (datum en tijd)
  • Waar (locatie)
  • Voor wie
  • Hoe (wat houdt activiteit in)
  • Waarom (eventuele reden van de activiteit)
• Gebruik een prikkelende en aansprekende titel.
• Schrijf in korte, bondige zinnen in de actieve tegenwoordige tijd.
• Voorkom het gebruik van ‘wij’, ‘ik’ en ‘men’. Schrijf vanuit de organisatie ‘Stichting Jeugdwerk Baarle’ en benoem de groep voor wie het is bedoelt (bijv. Baarlese jeugd in de leeftijd van….).
• Het artikel dient niet langer te zijn dan ¾ van een A4.
• Verwijs in de tekst altijd naar www.jeugdwerkbaarle.org voor meer informatie.
• Controleer de tekst op spel- en typefouten.
• Stuur een leuke foto mee, dat spreekt mensen aan.

Een folder op de scholen bereikt zowat de gehele Baarlese jeugd, dit is dus een goed publicatiemiddel. We zijn als Jeugdwerk een van de weinige organisaties die folders mogen verspreiden op de scholen, maak er dus gebruik van!

Op het secretariaat in de 1e kast hangt een lijst met aantallen kinderen in alle klassen. Als je folders op school uitdeelt moet je ze per klas geteld op school afgeven.

Geef duidelijk aan voor welke klassen de folders bestemd zijn!

Op onze web-site staan alle activiteiten. Neem eens een kijkje op jeugdwerkbaarle.org

Als je ergens een fout of onvolkomenheid ontdekt of je mist iets: graag even melden bij Jos van Beek of Edwin Bruurs . Als je ideeën hebt voor meer of andere informatie op de website kun je dat uiteraard ook even doorgeven.

Het jeugdwerklogo bestaat uit de gestileerde letters s, j en b. Met daarnaast de letters stichting jeugdwerk baarle.

De kleur van het logo is pantone process blue. Indien het logo ergens in kleur wordt afgedrukt mag alleen deze kleur blauw worden gebruikt.

Voor reproductietechnieken in zwart wit (stencilen, kopiëren) mag het logo in zwart worden gebruikt.

Het logo bestaat ook in een variant waarbij de letters stichting jeugdwerk baarle achterwege zijn gelaten.

Dit logo mag worden gebruikt:

• Indien de afmeting zodanig klein is dat de letters “stichting jeugdwerk baarle” zodanig klein worden dat ze niet (goed) leesbaar meer zijn, en;
• Het bij de doelgroep bekend wordt verondersteld dat het een publicatie is van het jeugdwerk.

Het blijkt dat er soms wat verwarring is over wat nu precies SJB betekent en wat CCB betekent.

SJB staat dus voor Stichting Jeugdwerk Baarle; onze organisatie dus.

CCB staat voor Stichting Cultureel Centrum Baarle. Dat is de stichting die het Cultureel centrum (CCB = Cultureel Centrum Baarle) beheert.

De SJB huurt van de Stichting CCB lokalen in het CCB, net zoals de muziekschool en de bibliotheek dat doen.

Tijdens de activiteiten die we als jeugdwerk organiseren zijn we verantwoordelijk voor de kinderen die aan onze activiteiten deelnemen.

Als leiding aan een activiteit moet je je eigenlijk altijd afvragen voordat je begint: Is er een onveilige situatie en wat kan/moet ik daar aan doen?

Oftewel: altijd even stilstaan bij…

Brandpreventie en veiligheid
Iedereen kan bijdragen aan brandpreventie en veiligheid:

• Geen brandgevaarlijke stoffen anders dan kleine hoeveelheden voor dagelijks gebruik in het gebouw.
• Er hangen voldoende blusmiddelen, weet ook jij hoe ze werken?
• Zij er geen nooduitgangen geblokkeerd door tafels, stoelen of andere spullen?
• Versier alleen met brandveilig materiaal!

In de bar is een EHBO koffer aanwezig voor kleine ongelukjes. Met zijn allen zijn we er verantwoordelijk voor dat deze gevuld blijft, dus als je constateert dat iets op is in de koffer dan neem je zelf initiatief om het aan te vullen.

Als je er overigens in geïnteresseerd bent een EHBO cursus te volgen, kunnen we je mededelen dat het jeugdwerk 50% van de cursuskosten betaalt!

De Arbo-wet (Arbeids Omstandigheden Wet) is gedeeltelijk van toepassing op het jeugdwerk. Het valt buiten het bestek van dit boekje om uitgebreid hierop in te gaan.

Belangrijk is het volgende:

Als een medewerker of deelnemer iets overkomt als gevolg van een onveilige situatie die wij (als jeugdwerk) hadden kunnen voorkomen dan kunnen wij (het jeugdwerk, of jij als verantwoordelijke medewerk(st)er) aansprakelijk worden gesteld. Bovenstaande lijkt zwaarwichtig. In de praktijk valt het mee. Het gaat om “normale dingen” die je met gezond verstand kunt bedenken. Als leiding aan een activiteit moet je je eigenlijk altijd afvragen voordat je begint: Is er een onveilige situatie en wat kan of moet ik daar aan doen? Oftewel: altijd even stilstaan bij…

Iedereen, dus ook het jeugdwerk, zal inkomsten en kosten op elkaar moeten afstemmen. Niemand kan tenslotte meer geld uitgeven dan hij of zij in zijn portemonnee heeft. Dat geldt voor de jeugdwerkkas net zo goed als voor je eigen portemonnee.

We maken elk jaar een begroting. Dat is een taak van de begrotingscommissie, deze bestaat meestal uit enkele bestuursleden. De begroting is een “financieel plan” voor dat jaar. Daarin staat wat we verwachten te ontvangen en denken uit te geven. Elke activiteit moet zich zo veel mogelijk houden aan deze begroting. Als je een keer voor een activiteit meer geld wilt uitgeven dan we hebben begroot dan wil dat niet zeggen dat dat niet kan, maar dat moet wel even de goedkeuring krijgen van het bestuur.

Na afloop van een jaar wordt er een financieel jaarverslag gemaakt. Daarin is te zien tot in hoeverre we ons plan (de begroting) hebben kunnen waarmaken. Tevens is dit financieel jaarverslag de basis voor de gemeentelijke subsidieberekening.

We willen hier nog wel aandacht besteden aan enkele financiële zaken waar een aantal van ons regelmatig mee te maken heeft:

Als je voor iets geld nodig hebt, laat dit dan op tijd weten bij de penningmeester. Hoeveel je nodig hebt, maar ook of je pasmunt nodig hebt.

Heb je kosten gemaakt voor het jeugdwerk dan kun je die middels een declaratieformulier terugkrijgen.

Download het declaratieformulier, vul het in en lever het met de bonnetjes in bij de penningmeester.

Als je geld ontvangt voor het jeugdwerk gaat dat in een ingevulde kasenvelop (voorbeeld zie blz 46) en wordt die kasenvelop bij de penningmeester bezorgd.
Helaas heeft de penningmeester vaak veel werk met deze kasenveloppen omdat er nogal eens niet in zit wat er op vermeld is. Ook is het lastig dat enveloppen onvolledig worden ingevuld. Vandaar hier de “spelregeltjes”:

• Hoeveelheid geld zorgvuldig tellen, bij voorkeur door twee verschillende mensen laten tellen.
• Kasenvelop volledig invullen

Het jeugdwerk heeft een kasgeldverzekering. Dat betekent dat ons kasgeld verzekerd is tegen verlies en diefstal onderweg van de activiteit naar de penningmeester, bij de penningmeester thuis en van de penningmeester naar de bank. Breng de kasenvelop dus direct (en niet met een omweg) naar de penningmeester. Laat nooit geld achter in de jeugdwerklokalen.

Voor de leiding is koffie en thee altijd gratis. Tijdens een vergadering, na een activiteit of tijdens een werkavond kun je op kosten van het jeugdwerk één consumptie nemen. Deze “gratis” consumpties worden altijd genoteerd op de daartoe bestemde formuliertjes in het opschrijfboek. (Vul je de formuliertjes volledig in, dus: voor welke activiteit, datum en je naam).

Consumpties voor je eigen rekening noteer je op “jouw” blaadje in het opschrijfboek.

Consumpties die je gebruikt op het Jeugdwerk moeten uiteraard betaald worden. Dat kan op de volgende manieren;

Per Machtiging (1e voorkeur)

Je kunt de penningmeester van het Jeugdwerk een machtiging geven voor de rekeningen van verbruikte consumpties. Als de penningmeester van jou een machtiging heeft spaart dat heel veel tijd uit omdat de administratie aanzienlijk wordt vereenvoudigd.

Enkele keren per jaar maakt de penningmeester de rekening op. Deze wordt dan naar je opgestuurd met daarop de mededeling dat het bedrag binnen een bepaalde termijn (meestal enkele weken) zal worden afgeschreven. Deze methode is het gemakkelijkst en heeft onze voorkeur. Aanmelden tot machtigen kan bij de penningmeester.

<klik hier om het Machtigingsformulier voor Leiding te downloaden>

Per bank betalen (2e voorkeur)

Enkele keren per jaar maakt de penningmeester de rekening op. Deze wordt dan naar je opgestuurd en je maakt het factuurbedrag over op de bankrekening van het jeugdwerk.

Contant betalen (3e voorkeur)

Enkele keren per jaar maakt de penningmeester de rekening op. Deze wordt dan naar je opgestuurd en je kunt het bedrag contant bij de penningmeester betalen.

Wij als jeugdwerk zijn een vrijwilligersorganisatie.

Wij als jeugdwerkorganisatie hebben een professionele uitstraling.

Met professioneel bedoelen we hier: een organisatie waarop je kunt bouwen en vertrouwen en waar ouders hun kinderen met een gerust hart naar toe sturen, omdat ze het gevoel hebben ‘dat het bij het jeugdwerk wel goed zit’.

Dat imago hebben we, daar hebben we al zo’n 40 jaar aan gewerkt om het te krijgen en om het te behouden. Wij hopen dat het nog lang zo zal blijven en daar kun jij als medewerk(st)er van het jeugdwerk aan bijdragen.

Als je in functie van het jeugdwerk bent: Realiseer je constant waar je mee bezig bent, realiseer je constant dat je op dat moment verantwoordelijk bent voor kinderen van een ander. Vanuit die gedachte:

• Accepteer geen onveilige of gevaarlijke situaties, maak daar melding van en ben niet tevreden als je met een kluitje in het riet wordt gestuurd.
• Als een collega-jeugdwerker dingen doet of zegt waar je het niet mee eens bent, spreek hem of haar dan daar op aan. Van de andere kant: als anderen jouw aanspreken op jouw gedrag sta er dan ook voor open
• Als er zaken zijn die je niet begrijpt, niet snapt of als je er gewoon wat meer over wilt weten: kaart het aan

Dit zijn zo maar een paar punten, er zijn er nog meer, er zijn er vele, te veel om hier allemaal op te noemen.

Onze boodschap in deze is: Ben je bewust van je taak als vrijwilliger in het jeugdwerk en probeer samen met al die andere collega-jeugdwerkers bij te dragen aan die geweldige organisatie die Baarle rijk is!